(Bu makale dünyanın önde gelen iş güvenliği danışmanlık şirketi DEKRA Organisational Reliability (eski adıyla BST)'nin danışmanlarından Scott Stricoff tarafından kaleme alınmıştır)
Bazen yöneticilerden emniyetli çalışma için kuralları ve prosedürleri olduğunu duyarız. Onlara göre yaralanmaları azaltmanın yolu sadece bu kuralları uygulamaktır. Bazı insanlardan da disiplinin asla kullanılmaması gerektiğini duyarız. Bu, sıklıkla davranışa dayalı iş güvenliği (BBS) kullanan kuruluşlar tarafından ifade edilir. Bu kişiler disiplin kullanımının, çalışanların işin içine çekilmesi gereken bir işbirliği kültürünün inşa edilmesiyle tutarlı olmadığını ileri sürerler.
Bu görüşlerin ikisi de doğru değil. Birinci görüş mükemmel iş güvenliğine ulaşılmasının önünde engel oluşturan bir önyargıyı yansıtırken, ikincisi uygun ve saygılı bir şekilde yapılması kaydıyla disiplinin yapılması gereken doğru şey olduğunun anlaşılmasında çalışanların hakkını vermemektedir.
Disiplin neden bu kadar zordur
Disiplin işlemleri cezadır. "Disiplin" kelimesinin sözlükteki ilk tanımı "ceza"dır. İşyerinde disiplinli olunmasından bahsederken aslında ceza hakkında konuşuyoruz. Ancak, iş güvenliği ihlalleri için 'cezalandırma' hakkında insanlarla konuştuğumuzda iş güvenliği ihlalleri için 'disiplin' hakkında konuştuğumuz zamandan çok farklı reaksiyonlar alabiliyoruz. "Disiplin" hakkında konuşulurken, reaksiyon genellikle bunun kabul edilmiş bir uygulama olduğu, disiplinin nasıl kullanılacağı ve ne kadar etkin olduğu hakkında farklı görüşler olmasına rağmen bu insanların rahat olduğu bir konu. Ancak aynı konuşmayı ceza kelimesini kullanarak başlatırsak, alabileceğimiz reaksiyon insanların bunun uygun olduğu kavramını reddetmek istedikleri yönünde olur.
Davranış biliminde cezanın teknik tanımı, istenmeyen davranışların azaltılmasına odaklanmış bir netice şeklindedir. Bu, işyeri disiplin programlarımızın tam da tasarlanma sebebidir. Ancak ceza, yüklü bir kelime gibi görülüyor. Disiplini işyerinde olması gereken meşru bir şey olarak düşünüyoruz, ancak aynı şey ceza olarak tarif edildiğinde çok daha az rahat oluyoruz.
Alıcı taraftaki kişi, işlemi ceza olarak kabul ediyorsa ve bunu göz önünde bulundurursak bizim disiplini daha uygun ve etkin bir şekilde kullanmamıza yardımcı olacaktır. Bunun alıcı tarafında nasıl hissedildiğinin anlaşılması, bu yaklaşımın verimli ve verimsiz kullanımı arasındaki farkları anlamamıza yardımcı olacaktır.
Kendimize soralım, "İş güvenliği için işyeri disiplini (ceza) ile neyi başarmaya çalışıyoruz?". Genelde, istediğimiz şey kurallar ve prosedürlere tutarlı bir şekilde uyulmasını sağlamaktır. İstediğimiz davranışı göstermeyen birisi var ve bunu değiştirmek istiyoruz. Kurallar ve prosedürler varsayımla tesis edilir. Onlar iş yapmanın güvenli yolunu tanımlarlar, öyleyse kurallara ve prosedürlere uyulması risklere maruziyeti azaltacaktır. Hiç kimse bu hedefe itiraz etmeyecektir. Ancak, cezaya başvurulması sıklıkla çok olumsuz tepkilere yol açar.
Disiplin (ceza) kullanımının istenilen etkiyi doğurmamasının pek çok sebebi vardır: İhlal kasıtsız olabilir ve özellikle geçmişte söz konusu davranışa göz yumulmuşsa, cezalandırılan çalışan gafil avlandığını hissedebilir. Disiplin kullanımı çalışanı utandırabilir ve onun dışlanmış hissetmesine yol açabilir. Disiplin sıklıkla kötü bir şekilde kullanıldığı için, iş güvenliği için disiplinin kullanıldığı pek çok işyerinde çok olumsuz yan etkiler görürüz. İnsanlar disiplin cezasına çarptırıldıkları zaman buna içerleyebilir veya kızabilir. Bu, moralin bozulmasıyla sonuçlanabilir. Disiplin cezası uygulanan çalışan, arkadaşlarına haksız muamele gördüğünü (algıladıkları şekilde) anlattığında moral bozukluğu yayılabilir. En kötü durumda, çalışanlarınızın işyerinde maruz kaldığı şeyler hakkında gerçekten bilmek istediğiniz bilgileri saklamasına ve hatta – insanların kuralları şirket hedeflerini engellemek için kullanma yöntemleri aradığı – kötü niyetli uyuma yol açabilir.
Ancak bu şekilde olmak zorunda değildir. Doğru şekilde kullanacak olursak ceza için uygun bir rol vardır. Buna geçmeden önce, insanların disiplin ve ceza konusunda yaptığı hataları biraz daha anlayalım.
İŞE YARAMAYANLAR: YAYGIN BEŞ GİZLİ TEHLİKE
1. Tutarsızlık
Disiplin kullanılmaya çalışırken gördüğümüz en yaygın problem tutarsızlıktır. Disiplinin – bir davranışın ortadan kaldırılmasına odaklanılan bir netice diye tanımladığımız ? bir ceza olduğunu unutmayın. Bir neticenin etkili olması için kesin olması gerektiğini biliyoruz. Ancak pek çok kuruluşta riskli bir davranışın yaralanma ile sonuçlandığı zaman cezalandırıldığını ancak aynı davranışın yaralanma olmadığı zaman cezasız kaldığını görüyoruz. Bu durumda gerçekten yaptığımız şey riskli davranışı değil yaralanmayı cezalandırmaktır. İnsanlar bunu böyle düşünecektir. Bunun herhangi bir etkisi olacaksa o da insanlara cezalandırmadan kaçınmak için yaralanmaları gizlemeyi öğretmek olacaktır.
Tutarlılığın bir başka yönü riskli davranışta kim bulunursa bulunsun ceza uygulanmasıdır. İyi bir çalışan (daima işi yapan) olarak görülen kişilerin veya başkaları tarafından süpervizörün gözdesi olarak görülen kişilerin geçmişte başka çalışanların cezalandırıldığı durumlarda cezalandırılmaması sık görülen bir durumdur. Bu tür bir tutarsızlık, yönetimin itibarını sarsar ve cezalandırılmış olan çalışanın kendisine haksız muamele yapıldığını hissetmesine yol açar. Bu şekilde algıları olan çalışanların, sorunları rapor etmek, iyileştirme yolunda öneride bulunmak veya başkalarına yardımcı olmak gibi isteğe bağlı çabalarda bulunması olası değildir.
2. Karışık mesajlar
İlgili bir sorun da karışık mesajlardır. Benim yönetici olduğumu ve insanlara iş güvenliğinin öncelikli ilgi alanım olduğunu söylediğimi varsayalım. Ekibim üretim rekoru kırdı ancak bunu yaparken iş güvenliği prosedürlerini atladı, yaralanma olmadı ve benim tepkim onları övmek ve herkese pizza ısmarlamak oldu. Prosedürleri atladıklarını bile fark etmeyebilirim ancak onlar biliyordu ve bunu nasıl yaptıklarını sormaksızın sonucu ödüllendirdiğimi biliyorlar. Nasıl bir davranışı pekiştirdim? Sonraki ay aynı şekilde atladıklarında ve birisi yaralandığında, bunun sonucu olarak da disiplin işlemi yapıldığında, ekibime tekrar 'cezalandırılan davranışın yaralanmanın rapor edilmesi olduğu' mesajını vermiş olacağım ve iş güvenliği konusunda tek yaptığım şey ikiyüzlülük olacak.
3. Önyargı
Bir işçi riskli bir davranışta bulunduğunda, onun ve yaptığının nedeni hakkındaki ilk düşünceniz ne olur? Çalışmalar, bir eylem hakkındaki algıların eylemi yapan kişinin siz olup olmadığınıza (yapan) veya eylemi gözlemleyen bir kişi olup olmadığınıza göre farklı olduğunu göstermektedir. Gözlemciler olup bitenleri, yapan kişinin kişilik ve mizaç özelliklerine bağlı olarak yorumlama eğilimindedir. Öyleyse bir süpervizör, işçisinin riske giren bir kişi olması veya kurallara uymak istemeyen bir kişi olması nı düşünüyorsa kurallara uygun olmayan davranışı cezalandırma eğiliminde olacaktır. Ancak davranışı gerçekleştiren kişi, olanları bu eylemlerde bulunma sebeplerine dayandırarak yorumlama eğilimindedir – üretim yapması için baskı altındaydı, yeterli zamanı yoktu, doğru ekipmanı yoktu, vs.
Bu, ceza hakkında düşündüğümüz zaman devreye girer çünkü davranışı gözlemleyen sizin cezanın hak edilmiş olup olmadığı algınız ile alıcının hak edilmiş olup olmadığı algısının farklı olması muhtemeldir. Cezalandırılmakta olan kişinin, davranışı haklı hale getiren sebepler hakkında düşünmesi muhtemel iken, siz ise muhtemelen söz konusu kişinin kötü davranışlarının düzeltilmesi ihtiyacı hakkında düşünürsünüz. Siz kişinin davranışlarının olumsuz tutumdan kaynaklandığını varsayar ve işçi davranışlarının gerekçeli olduğuna inanırken, işçi tarafından cezaya içerlenecek olunması kaçınılmazdır.
4. Disiplini caydırıcı olarak kullanmak
Caydırıcı şeyler birini bir eylemde bulunmaktan vazgeçiren veya vazgeçirmesi amaçlanan şeylerdir. İnsanların cezayı kullanmasının sebeplerinden birisi, başkalarını cezalandırılmakta olan birey tarafından yapılmış olan riskli eylemin aynısını yapmaktan vazgeçirmektir. Ancak bu hiç etkili değildir.
İnsanların yaptıkları en çok kendi kişisel deneyimlerine dayanır. Bir şey yaparım (Örn.; Hız limitinin üzerine çıkarım ve neticesini görürüm – Örn.; Varacağım yere daha çabuk varırım ve kaza yapmaz veya aşırı hız cezası almam). Bunu yapmaya devam ettikçe yüksek hızlarda güvenli şekilde araba kullanabileceğime dair inancım oluşur ve hızlı araba kullanmam teşvik edilir, hızlı araba kullanmam alışkanlık haline dönüşür.
Hız limitini aştığım hakkında düşünmem bile. Çoğunlukla bunun sonuçları olumludur ve muhakemem girdiğim riskin arttığı olgusunu gizleyecek bir şekilde deneyimim tarafından etkilenir. Başkalarının hız yapmaları nedeniyle trafik kazası geçirdiklerini duymam veya gazetede okumam davranışımı etkilemez, kötü neticeler doğmaksızın bunu yapabileceğime inanırım.
5. Yüzeysel anlayış
Birisinin kural ihlalinde bulunduğunu görürüz ve cezalandırırız. Fakat gördüğümüz şeyin temel sebebini anlamayı denedik mi? İnsanların davranışı bir iş güvenliği prosedürü ile çelişiyorsa, bu neden şimdiye kadar görülmedi? Süpervizör veya yönetici neden buna değinmedi? Amaçlarına ulaşmalarına yardımcı olduğuna inandıkları için bunu örtülü olarak kabul etmeleri mümkün mü? Açıkçası, araştırma yapmadan bunu bilemeyiz. Fakat sıklıkla bizim ceza uygulamamız güvenli olmayan eylemi yapan kişi ile biter ve riskli davranışa göz yuman başka kişilerin olup olmadığı düşünülmez. Çalışanlar süpervizörün onların bir prosedürü ihlal ettiğini rutin olarak görüp hiçbir önlem almadığını bilir, fakat daha yüksek bir seviyede lider tarafından görüldüklerinde veya bir yaralanmadan sonra daha sonradan cezalandırılırlarsa (süpervizör cezalandırılmazsa) elbette sürecin haksız olduğunu hissedeceklerdir.
İŞE YARAYANLAR: DİSİPLİNİ İYİ KULLANMANIN ESASLARI
İş güvenliği disiplini için kullanılması gereken birkaç tane önemli temel esas vardır:
- Olayların neticesinin olması önemlidir. Davranış bilimlerinden, davranışların bir davranıştan sonra meydana gelen ve ondan kaynaklanan şeyler tarafından güdülendiğini biliyoruz.
- Netice net ve tutarlı olmalıdır. Genellikle davranışların pek çok neticesi olur ve en etkili olan neticeler net ve tutarlı olanlardır.
- Sıklıkla kuralları sarsan doğal neticeler vardır. Riskli bir şeyi yapmak genellikle daha hızlı ve kolaydır – KKD kullanmamak, çalışılan makinayı kapatmamak ve eğreti bir alet daha yakındayken uzaktaki doğru aleti almamak, vb. hepsi bunun örnekleridir. Bunlara karşı önlem almak için güvenli davranışı teşvik eden neticeler yarattığımızdan emin olmalıyız.
- Çevre baskısı ve topluma uymak güvenli davranışı teşvik etmenin en iyi neticeleridir. Bunlar diğer neticelerden daha etkin olmakla kalmayıp aynı zamanda bir bağlılık kültürü de inşa ederler – insanların yalnızca kendilerine söylenen kurallar olması nedeniyle değil bir kuruluşun değerlerine ve hedeflerine bağlı olmaları nedeniyle doğru şeyi yaptıkları bir kültür. Ancak yukarıdaki şeylerin işe yaramadığı bir kişi varsa, harekete geçmelisiniz – örneğin, kurallara uymayan bir kişinin olduğu ender durumlarda, cezalandırma uygundur.
Disiplin kullanımında etkin yaklaşımı tespit etmek için neyi başarmaya çalıştığımız hakkında düşünerek işe başlamalıyız. Pek çok insan canının yanmasını istemez, riskli davranışlarda bulundukları zaman bunun nedeni iş güvenliğini tehlikeye attıklarına inanmamalarıdır. Hedef risk farkındalığını geliştirmek ve güvenli davranışa bağlılık kazandırmaktır. Bu, güvenli davranışın ne olduğu hakkında mutabakata ulaşılması ve işçilerin bu şekilde çalışılması için genel desteğinin alınması anlamına gelir. Bu, çevre baskısının kurallara uymayı teşvik ettiği bir kültür oluşturulmasına yardımcı olur.
Disiplinin doğru uygulanması: İş güvenliği disiplin sisteminizin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi
DEKRA Organisational Reliability (eski adıyla BST) kurumu olarak iş güvenliği disiplininin uygulanması veya iş güvenliği disiplin sisteminizin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi için, aşağıdaki altı adımı öneriyoruz:
1. Kurallara bakın.
En iyisi disiplinin bazen temel kural da denilen – hayat kurtaran kurallara odaklanmasıdır. Bunlar hiç kimsenin ihlal edilmesine hoşgörü gösteremeyeceği kurallar olmalıdır – kapalı alana girmeden önce atmosfer testi yapılması gibi. Çalışanlar size kritik öneme sahip durumları söyleyebilmeli ve bu kuralların çok önemli olduğu konusunda hemfikir olmalıdır.
Ayrıca beklentileri ve bu kuralların neden yürürlükte olduğunu açıklayabilmelisiniz. Körü körüne itaat, insanların iş güvenliği kurallarının önemini anlayıp inandığı durumdan çok daha az etkilidir. Pek çok insan körü körüne itaati reddetmekle kalmayıp bu durum insanların daha az verimli şekilde çalışmasına sebep olur – inisiyatif almaya hazır değillerdir ve devre dışı bırakılırlar bu nedenle bunu istemezler. Etkin haldeki işgücü yüksek performans için en değerli şeyinizdir. Motivasyon, inisiyatif ve çaba sağlar bu da daha iyi iş güvenliğine ve ayrıca daha iyi verimliliğe yol açar.
Yaygın ve tutarlı kavrayış olabilmesi için hayat kurtaran kuralları anlatın. Bunu yalnızca bir kez değil düzenli olarak yapmanız gereklidir. Herhangi bir kişinin hayat kurtaran bir kuralı bilmediğini veya unuttuğunu söyleyebildiği durumları asla yaşamamalısınız.
2. Kuralların gerektirdiği davranışların yapılabilir olmasını sağlayın.
Bazı davranışlar yapılabilir, yani çalışanın kontrolü dahilindedir. Diğer davranışlar yapılabilir değildir, yani çalışan bunları istese dahi yapamaz. Örneğin, yüksekte çalışan insanların kendilerini bağlayıp sabitlemesini istesek fakat belirli bir iş için bağlanacak boru olmaması halinde bu davranışı yerine getirmek imkansızdır. Maruziyet senaryolarına sistematik olarak bakarsak kuralların çeşitli durumlarda yapılabilir olup olmadığını test edebiliriz.
3. Bir kurala uyulamayacağı zaman eylem için etkin bir mekanizma olmasını sağlayın.
Bir kişinin önceden bir kurala uyulmasının mümkün olmayabileceğini fark etmesi halinde güvenlik sorunu raporlaması yapılmasını düşünmeliyiz. Ancak bazen insanlar bir işin ortasında bir kurala uyulmasının önünde engel olduğunu fark eder, bu gibi durumlar için çalışanın ara vermesine ve ne yapılacağına karar verilmesinde yardım almasına imkan veren bir iş durdurma yetki ve imkanı olmalıdır.
Hem ileriye dönük hem de çalışma sırasındaki böyle bir durum için, sistem ve prosedürler oluşturulmuş olması yeterli değildir. Aynı zamanda bu sistemlerin kullanımını destekleyen bir kültüre ihtiyacımız var. Bu tür bir kültür oluşturulması süpervizörlerin ve yöneticilerin güvenlik liderliği davranışına bağlıdır. Bir kurala uyulamadığı zamanlarda soruna eğilmek için kültür tarafından desteklenen etkin prosedürlerimiz olmazsa, disiplin sisteminin adil ve hakkaniyetli olarak algılanma ihtimali düşüktür.
4.Bir kural veya prosedürün ihlal edilmesinin neticelerini net bir şekilde belirtin.
Bu neticeler önceden tespit edilmeli ve şeffaf olmalıdır. Subjektif ve vaka bazında süpervizörün veya yöneticinin keyfine bağlı görülmemelidirler. Hafifletici koşullar dikkate alınabilir ancak koşulların türleri ve onların değerlendirilme süreci net olmalı ve iyi anlaşılmalıdır.
5. Disiplini tutarlı olarak, gerçekleştirilen riskli eylemlere istinaden uygulayın, bu eylemlerin neticesine göre değil.
Bir başka deyişle, yaralanma olmadığında aynı davranışları göz ardı edip mazur görürken, yalnızca yaralanma olduğu zaman disiplin uygulamayın. Bu, iş güvenliği disiplininde en yaygın eksiklik olabilir ve disiplinin değerini tamamen sarsar. İş güvenliği disiplin tutanaklarınızın hepsi veya çoğunluğu bir yaralanmayı takip ediyorsa, disiplin kullanımınızda tutarlılık sorunu olması muhtemeldir.
6. Süpervizör ve yöneticilerinizi disiplini gereği gibi kullanacakları becerilerle donatın. Tutarlı bir şekilde nasıl davranacaklarını bilmeliler.
Ön saftaki liderler hem kurallar hem de kurallara uyulmamasının potansiyel neticeleri ve uygulanırken disiplin hakkında etkin bir şekilde iletişim kurmalıdır. Beklenti tesis edilmesi ve performans hakkında geribildirim sağlanmasında iyi olmalı ve astlarını çalıştırmakta iyi olmalıdırlar. Faaliyetler ve sorunlar hakkında bilgi ve kavrayışın yanında iş güvenliğine güçlü bağlılığı iletmelidirler. Süpervizörler ve yöneticilerin iyi iş güvenliği liderlik becerileri olduğunda disiplin uygulanan kişi ile birlikte diğer işçilerin disiplin uygulandığı zaman hissetmelerini istediğiniz şekilde hisleri olmasını sağlayabilirler. Pek çok süpervizör ve yöneticinin bu alanların pek çoğunda veya tamamında geliştirilmesi gerekir. Bu becerileri inşa etmezsek disiplin sisteminin hedeflerine ulaşma ihtimali azalır.
Özetle; Disiplinin iş güvenliğinde meşru bir rolü vardır; bununla birlikte yanlış şekilde veya yanlış zamanda uygulandığında disiplin hem iş güvenliğine hem de kültüre zarar verebilir. Disiplinin doğru uygulanması, özellikle ne olduğunun ve komple bir iş güvenliği sistemindeki rolünün anlaşılması, yüksek performansa ve maruziyetlerin azaltılmasına katkı yapar. Etkin disiplin, kuralların tesis edilmesine sistematik yaklaşımda bulunulmasını, kuralların seçilebilir hale getirilmesini, tüm süreç hakkında iletişim sağlanmasını ve yöneticilerin disiplin uygulanmasında geliştirilmesini, donatılmasını gerektirir.
© 2014 DEKRA Organisational Reliability (eski adıyla BST) Tüm hakları saklıdır.
(DEKRA Organisational Reliability (eski adıyla BST)nin Türkiye ortağı Dönüşen Adam tarafından Türkçe'ye çevrilmiştir)